Правила

Чл. 1. С тези правила се уреждат условията и редът за вътрешно подаване на сигнали в ЕЛХИМ-ИСКРА АД и за последващи действия по тях в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

Чл. 2. Дружеството поддържа на интернет страницата си www.elhim-iskra.com актуална информация по чл. 12, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН, която е налична и в работните помещения на ЕЛХИМ-ИСКРА АД.

Чл. 3. ЕЛХИМ-ИСКРА АД определя с вътрешен акт две лица, които да отговарят за получаването и разглеждането на подадените сигнали по реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

Чл. 4. Производството по разглеждане на сигнали започва с постъпване в ЕЛХИМ-ИСКРА АД на сигнал при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН.

Чл. 5. (1) В ЕЛХИМ-ИСКРА АД се създава вътрешен канал, чрез който може да се подаде сигнал – писмено или устно. Сигналите се подават до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали съгласно ЗЗЛПСПОИН.
(2) Писмени сигнали се подават чрез електронна поща, на адрес: signal@elhim-iskra.com, или чрез пратка, върху която под адреса на получателя е изписан текст „сигнал по ЗЗЛПСПОИН“, на адреса на ЕЛХИМ-ИСКРА АД: ул. Искра № 9, гр. Пазарджик 4400. Пратката се предава незабавно на служител, отговарящ за разглеждането на сигнали с опис, без да бъде отваряна.
(3) Достъп до електронната поща се предоставя единствено на служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали.
(4) Устни сигнали се подават на телефон +359 888 778189 или по искане на сигнализиращото лице, чрез лична среща, в уговорени със служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, подходящи ден и час, в рамките на установеното работното време на ЕЛХИМ-ИСКРА АД.
(5) Сигнали се приемат от всеки един от определените служители, отговарящи за разглеждане на сигнали, но се разглеждат от двамата заедно. В случай на сигнал, подаден срещу едно от лицата определени да разглеждат сигнали, сигналът задължително се приема и разглежда само от другото лице.

Чл. 6. (1) Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно Закона може да бъде намерен на www.elhim-iskra.com, на електронната страница на КЗЛД www.cpdp.bg или да бъде предоставен на място в офиса на дружеството ул. Искра № 9, гр. Пазарджик 4400.
(2) При подаване на сигнал сигнализиращото лица предоставя следните данни:
1. три имена, адрес и телефон, както и електронен адрес, ако има такъв.
2. имената на лицето, срещу което се подава сигнала и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено; място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено; описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице.
4. дата на подаване на сигнала;
5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
(3) Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
(4) При спазване на разпоредбата на чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, устният сигнал се документира от служител, отговарящ за разглеждането на сигнали чрез попълване на „Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения“, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД. На подаващия сигнала се предлага да го подпише, при желание от негова страна.
(5) При получаване на писмен сигнал чрез пратка служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали съставя протокол с подробно описание на съдържанието на пратката. Протоколът е неразделна част от преписката по сигнала.

Чл. 7. (1) В ЕЛХИМ-ИСКРА АД се създава и поддържа електронен Регистър на сигналите по чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД. Регистърът не е публичен.
(2) Регистърът се води и поддържа от един от служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали под формата на електронен файл. Достъп до Регистъра има само този служител, КЗЛД и съответните служители на комисията по чл.22 от ЗЗЛПСПОИН.
(3) След постъпване на сигнал в регистъра се вписват обстоятелствата, посочени във формуляра и чл.6, ал.1 от Наредба №1 на КЗЛД от 27.07.2023г. за водене на регистрите по чл.18 от ЗЗЛПСПОИН.
(4) Вписването на обстоятелствата по чл.3, които не са били известни към датата на подаване на сигнала, и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания се извършва поетапно съобразно постъпилата информация в хода на разглеждане на сигнала. При поетапно допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала.
(5) Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал. Информацията в регистъра се води по начин, позволяващ възпроизвеждането и без загуба на данни.
(6) В случай, че сигнал за нарушения на българското законодателство, в областите посочени в чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН, или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз, попадне при служител, различен от служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, на получилия го служител се забранява да разкрива всякаква информация, чрез която би могла да се установи самоличността на сигнализиращото или засегнатото лице, а сигналът се препраща незабавно, без изменения, на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали.

Чл. 8. (1) Всеки подаден сигнал се регистрира в Регистъра на сигналите на ЕЛХИМ-ИСКРА АД.
(2) Не се разглеждат:
1. анонимни сигнали;
2. сигнали, отнасят се до нарушения, извършени преди повече от две години;
3. сигнали, за които сигнализиращото лице не е отстранило допуснатите нередности (в случай, че има такива) в 7-дневен срок от съобщаването за това от страна на служител по чл. 3 от тези Правила;
4. сигнали, които не попадат в обхвата и приложното поле на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения;
5. сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти.
(3) След получаване на сигнала, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали предприема действия за генериране на Уникален идентификационен номер (УИН) и за регистриране на сигнала в Регистъра на сигналите на ЕЛХИМ-ИСКРА АД.
(4) В 7-дневен срок от получаването на сигнала служител, отговарящ за разглеждането на сигнали извършва проверка за редовност и потвърждава получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.
(5) В случай, че сигналът не отговаря на изискванията на закона, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередности в 7-дневен срок от получаване на сигнала.
(6) Ако нередностите по сигнала не бъдат отстранени в срок, служител, отговарящ за разглеждането на сигнали връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него.
(7) В срок до 3 месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, се предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия.

Чл. 9. (1) Всеки сигнал се проверява от служител, отговарящ за разглеждането на сигнали по отношение на неговата допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основания да се приема за правдоподобен, същият не се разглежда.
(2) Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

Чл. 10. (1) В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали:
а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на дружеството, включително изпълнителния директор и Съвета на директорите;
б) предлагат на изпълнителния директор или на Съвета на директорите предприемането на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване. В този случай, Дружеството предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.
в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
г) препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, насочват лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

Чл. 11. Разглеждането на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения се приоритизират, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.

Чл. 12. Всички действия на служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали в хода на работата по сигнала се документират.

Чл. 13. След приключване на проверката се изготвя доклад, в който се описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите се съобщават на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

Чл. 14. (1) Външно подаване на сигнал е устно или писмено съобщаване на информация за нарушение на компетентните органи.
(2) Национален орган за външно подаване на сигнали и за защита на лицата, подаващи сигнали е Комисията за защита на личните данни.
(3) Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, могат да избират начина за сигнализиране: само чрез вътрешен канал; само чрез външен канал или чрез вътрешен и външен канал едновременно.

Чл. 15. (1) ЕЛХИМ-ИСКРА АД гарантира защитата на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения и за защита на самоличността на сигнализиращите лица, като осигурява достъп до информацията единствено на свои служители, на които тези данни са необходими за изпълняване на служебните им задължения.
(2) Предаването на данни и позоваването на обстоятелства не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.
(3) Разкриването на самоличността на сигнализиращото лице и на информацията, свързана с подадения сигнал за нарушение, се допуска само при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице, освен в случаите, когато това е необходимо и е пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.
(4) В случаи по предходната алинея, ЕЛХИМ-ИСКРА АД уведомява сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването му с писмено мотивирано уведомление.

Чл. 16. Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

Чл. 17. Всяко обработване на лични данни, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз – в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.

Неразделна част от настоящите Вътрешни правила е Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

Настоящите Вътрешни правила са одобрени с Решение на Съвета на директорите на дружеството в сила от 04.05.2023 г. и допълнени с Решение на Съвета на директорите от 18.08.2023г.